Wohin mit der Zeit? - Tipps für sinnvolles Zeitmanagement

1) Gut zu wissen: Pünktlichkeit in anderen Kulturen

Unseren ersten Tipp können Sie als Denkanstoß verstehen. Er beruht auf der Tatsache, dass der Umgang mit Zeit und Zeitgenauigkeit kulturell verschieden ist. Während in Deutschland großer Wert auf Pünktlichkeit, das Einhalten von Fristen und auf klar strukturierte Zeitspannen gelegt wird, ist es in anderen Ländern üblich, mehr als eine halbe Stunde später zu einem Termin zu erscheinen.

Whatever.... ich bin eh zu spät - Lustige Wanduhr

In wieder anderen Kulturen spielt Zeit, zumindest die genau gemessene, sogar überhaupt keine Rolle. Für uns unvorstellbar, für andere völlig normal. Führen Sie sich vor Augen, dass die Welt auch funktionieren kann, wenn Sie einige Minuten zu spät sind. Zeit ist relativ. Auch wenn Einstein mit dieser Feststellung wohl etwas anderes meinte. Es kann dennoch nicht schaden, sich vom Gedanken zu lösen, dass die Zeit in jedem Lebensbereich das Maß aller Dinge ist.

2) Keinen Zeitdruck erzeugen

Vermeiden Sie Zeitdruck

Zeitdruck ist kein schönes Gefühl. Er verhindert einen klaren Kopf, das wissen wir aus Erfahrung. Manchen mag Zeitdruck beim Erledigen von Aufgaben helfen. Es ist jedoch nicht sinnvoll, sich das Arbeiten unter Zeitdruck anzugewöhnen, da diese Arbeitsweise schnell nach hinten losgehen kann.

Wer nur unter Zeitdruck arbeitet, ist im Dauerstress und liefert langfristig auch keine besseren Ergebnisse. Wer dennoch in Zeitnot gerät, sollte versuchen, den Abgabetermin, das Treffen etc. nach hinten zu verschieben. Diese Vorgehensweise ist erlaubt, solange Sie Ihrem Gegenüber höflich erklären, warum Sie den Termin oder das Treffen verschieben und solange dieses Vorgehen nicht zur Dauereinrichtung wird.

3) Zeiträume einteilen

Egal ob Wäsche bügeln, Seminararbeit schreiben oder den nächsten Auftrag fertigstellen: Wer Aufgaben zu erledigen hat, sollte sich dafür spezielle Zeiträume einteilen.

Terminplaner aus Tafelfolie

Nehmen Sie sich vor, von Uhrzeit X bis Uhrzeit Y an der speziellen Aufgabe zu arbeiten. Das heißt nicht, dass Sie sich damit einen unverhältnismäßigen Arbeitsdruck aufbauen. Wenn die Arbeit auch etwas länger dauert, ist dies nicht schlimm. Vielmehr soll verhindert werden, dass Sie an die Arbeit gehen und ein offenes Ende vor sich haben. Diese Gewissheit verleitet nämlich dazu, die Arbeit häufiger zu unterbrechen und das Fertigstellen auf ein diffuses Später zu verschieben. So wird ein konsequentes Arbeiten am Stück verhindert, die Arbeit dauert letztendlich länger. Mit einem Zeitraster als Orientierungshilfe, bleibt der Zeitaufwand überschaubar.

4) Zeitwahrnehmung schulen

Mit Ruhe ändert sich auch die Zeitwahrnehmung

Obwohl laut Sekundenzeiger auf der Uhr die Zeit immer gleich schnell vergeht, ist dies in der menschlichen Wahrnehmung anders. Unsere Zeitwahrnehmung wird zu einem großen Teil von den Stoffwechselprozessen im Gehirn bestimmt.

Wer gestresst ist, nimmt aufgrund der Ausschüttung von Stresshormonen Zeiträume eher verzerrt und kürzer wahr. Lassen Sie sich davon nicht täuschen und versuchen Sie einen kühlen Kopf zu bewahren. So entkommen Sie dem Teufelskreis, sich durch den vermeintlichen Zeitmangel stressen zu lassen.

Führen Sie sich als Übung in einer ruhigen Minute vor Augen, wie lange eine Stunde, ein Tag oder ein gewisser Zeitraum tatsächlich dauert und was man in dieser Zeit alles tun kann, z.B. einen Film schauen, einen Kuchen backen, von A nach B fahren usw. Dann haben Sie es in der nächsten Stresssituation leichter, die verbleibende Zeit realistischer einzuschätzen.

5) Nicht jede freie Minute verplanen

Auch abends im Bett arbeiten? Kein guter Plan.

Trennen Sie sich von dem Gedanken, jede freie Minute effizient zu nutzen. Manchmal müssen wir auch einfach nichts tun, das heißt im Idealfall keine Arbeit und auch keine Bespaßung durch Handy und TV. Dummerweise ist dies für die meisten unvorstellbar.

Wer z.B. Arbeit sogar mit ins Bett nimmt, riskiert dabei, später nicht abschalten zu können. Erholsamer Schlaf sieht im Anschluss anders aus. Nicht nur der Körper, sondern auch unser Geist braucht freie Zeit zur Regeneration.

Der Gedanke, ohne Handy zu sein oder ohne Fernseher einzuschlafen, lässt vielen die Haare zu Berge stehen. Dabei hat dieser Zeitraum eine ganz besondere Qualität. Denn man verabschiedet sich von dem Gedanken, ständig am Puls der Zeit sein zu müssen. Sie können sich sicher sein: Die Welt dreht sich auch ohne Sie weiter. Lernen Sie also, Arbeiten so zu kalkulieren, dass Sie auch eine "zeitfreie" Pause einlegen können, in der Ihr Hinterkopf frei vom Gedanken an Abgabedaten, Uhrzeiten oder sonstige Termine ist.

6) Zeit großzügig kalkulieren und realistisch planen

Planen Sie Pausen mit ein

Es ist wie verhext: Immer dann, wenn wir uns vorgenommen haben, eine Aufgabe bis zu einer gewissen Uhrzeit fertig zu bekommen, reicht die Zeit hinten und vorne nicht. Das liegt nicht etwa daran, dass die Uhr schneller gelaufen ist, sondern dass wir unrealistisch geplant haben.

Viele vergessen, dass der Mensch keine Maschine ist. Obwohl die tatsächlich gearbeitete Zeit vielleicht dem Plan entspricht, dürfen wir nicht ignorieren, dass wir zwischendurch vielleicht kurz zur Toilette gehen, aus dem Fenster schauen, Schuhe binden, mit anderen sprechen und so weiter. Planen Sie also realistisch, indem Sie genügend Zeit für "arbeitsfremde" Aktivitäten berücksichtigen.

7) Zeit lässt sich nicht konservieren

Zeit fließt und lässt sich nicht speichern

Die Zeit schreitet unweigerlich voran. Egal was wir tun. Dennoch haben sich Formulierungen wie "Zeit sparen" oder auf der anderen Seite "Zeit verschwenden" in unserem Sprachgebrauch eingebürgert.

Fest steht: Zeit lässt sich weder speichern noch aus dem Fenster werfen. Wer sich vom Gedanken leiten lässt, er könne Zeit gewinnen, indem er Arbeitsprozesse optimiert und effizient macht, der könnte sich irren. Wem nutzt schon die "gewonnene" Zeit, wenn er sich im Vorfeld dafür gestresst hat. Wie bereits erwähnt, kommen uns Zeitspannen im gestressten Zustand kürzer vor, als sie eigentlich sind. Wer sich also mit scheinbar optimierten Abläufen und mit einem Zeitspar-Agenda unter Druck setzt, riskiert mehr Stress als wenn er die Dinge in Ruhe erledigen würde. Gleichzeitig nimmt dadurch die Qualität dieses Zeitraums für uns persönlich ab - und dies ist schließlich genau das Gegenteil dessen, was wir erreichen wollen.

8) Zeit für Vergnügungen

Nimm dir Zeit, Dinge zu tun, die du aus ganzem Herzen liebst

Zeitmanagement beschäftigt sich häufig mit der Strukturierung der Arbeitszeit. Bei diesem Vorgehen sollte allerdings eine Form von Zeit auf gar keinen Fall vergessen werden: nämlich die Frei-Zeit. Laden Sie sich nicht zu viele Aufgaben auf. Wer den ganzen Tag mit Arbeiten beschäftigt ist, wird dieser Belastung auf Dauer nicht standhalten. Freizeit, die nichts mit der Arbeit oder den täglichen Aufgaben zu tun hat, ist ein Muss. Machen Sie, was Ihnen Spaß macht! Und das ganz ohne den Gedanken, dass Sie diese Zeit sinnvoller nutzen könnten.

9) To-Dos auf Zeitstrahl aufschreiben

To-Do-Liste schriftlich fixieren

Manchmal kann ein Blick auf das große Ganze helfen. Besonders in Sachen Zeitmanagement ist es sinnvoll, anstehende Termine und Aufgaben in einem größeren Zeitzusammenhang zu sehen. Anstatt sich von einem Termin zum andern zu hangeln, können Sie sich von einem Wochenplan oder einem Tagesplan an der Wand helfen lassen.

Visualisieren Sie die Termine einfach auf einer Art Zeitstrahl. So lassen Termine und Aufgaben sich besser planen und verteilen. Unser Tipp: Nutzen Sie einzelne Zettel, z.B. selbstklebende Post-Its, für jede Aufgabe. So können Sie die Reihenfolge und den zeitlichen Ablauf ihrer Termine auf der To-Do-Liste noch variieren, Termine tauschen, schieben oder einem anderen Tag zuordnen.

10) Was kann wegfallen? Prioritäten setzen.

Mehr Zeit für die Familie mit Prioritäten

Wer im Terminstress ist, sollte sich überlegen, ob er alle Aktivitäten auf dem Plan auch wirklich braucht. Setzen Sie Prioritäten. Wer einen Nachmittag mit dem Kind im Zoo verbringen will, aber gleichzeitig noch ein neues Rezept ausprobieren möchte, sollte sich an diesem Tag für eine der beiden Sachen entscheiden und die andere auf einen späteren Termin vertagen. Möglichst viel auf einmal machen zu wollen, führt fast immer zu Stress. Wohlgemerkt bezieht sich dieses Beispiel auf den Freizeitstress. Auch auf der Arbeit sollten Sie dieses Prioritätenprinzip anwenden. Nun lässt sich hier leider nicht immer entscheiden, welche Termine und Aufgaben auf uns zukommen und nicht immer können Fristen einfach umgelegt werden. Versuchen Sie dennoch, eins nach dem andern abzuarbeiten und weisen Sie den wichtigeren Dingen eine höhere Priorität zu. Geben Sie dies auch Kollegen oder Vorgesetzten zu verstehen, indem Sie sagen, dass Sie eine bestimmte Sache aber noch zuerst erledigen müssen.

11) Zeitplan mit der Familie abstimmen

Wandtattoo Uhr mit Familienbildern

Wer eine Familie hat, kommt mit dem Zeitmanagement schneller ins Trudeln als Alleinstehende. Schließlich reichen die Termine von Ehepartner und Kindern auch in die eigene Zeitplanung hinein. Deshalb ist es wichtig, eigene Termine und Pläne frühzeitig mit denen der Familie abzustimmen. So vermeiden Sie unangenehme Überraschungen. Melden Sie z.B. den Betriebsausflug frühzeitig beim Partner an, damit er an diesem Tag keinen Sportnachmittag mit den Kumpels abmacht, sondern das Kind von der Schule abholen kann. Zu häufig sollten Sie aber nicht ohne die andern planen. Kalkulieren Sie auch Zeit für gemeinsame Aktivitäten mit der Familie ein, schließlich heißt es nicht umsonst: Zeit, die man mit der Familie verbringt, ist jede Sekunde wert.

12) Nicht Zeit für alles haben - Aufgaben abgeben

Obwohl Sie eigentlich einen ruhigen Abend verbringen wollten, haben Sie Ihrer Nachbarin angeboten, deren Tochter Nachhilfe in Mathe zu geben? Oder der besten Freundin den Fernseher zu installieren? Oder dem Vorgesetzten, diese eine dringende Aufgabe noch schnell zu erledigen? Überstunden auf der Arbeit und Gefallen für Bekannte: Das sind Dinge, dir wir zwar pflichtgemäß erledigen bzw. auch gerne machen - achten Sie aber darauf, dass sie nicht die Überhand gewinnen. Machen Sie sich bewusst, dass es auch andere Menschen gibt, die gewisse Aufgaben erledigen können. Schreien Sie nicht bei jeder Aufgabe hier, sondern wägen Sie ab, ob nicht vielleicht jemand anderes diese Aufgabe sogar lieber erledigen würde.

13) Den Zeitplan auch spontan umstellen können

Lachen erlaubt mit der richtigen Uhr an der Wand

Ihr Zeitplan kann so gut sein, wie er will. Manchmal passieren doch unvorhergesehene Dinge. Bleiben Sie also spontan und lassen Sie sich nicht zu sehr von fixen Planungen vereinnahmen. Dies ist vor allen Dingen eine mentale Sache. Wer unbedingt um 19 Uhr laufen gehen wollte, auf dem Nachhauseweg aber die Bahn verpasst, muss spontan seine Pläne umstellen. Achten Sie darauf, dass diese Art von Spontaneität Ihnen nicht abhanden kommt und dass eine spontane Planänderung Sie nicht gleich an den Rande eines Nervenzusammenbruchs treibt. Hilfreich ist es dabei, sich den Tag generell nicht mit Aktivitäten und Terminen vollzuladen, so können Sie bei spontanen Änderungen flexibler sein.

14) Superhelden der Zeit? - Keine falschen Vorbilder haben

Superman oder Blender?

Es gibt Leute, die sind perfekt. Es gibt Leute, denen gelingt alles. Es gibt Leute, die bringen Hobby, Familie und Beruf problemlos unter einen Hut. Und haben immer noch Zeit für eine Zweitkarriere als Schriftsteller, Sportler oder Musiker. Es gibt Leute -- die gibt es gar nicht! Jeder von uns kennt einen dieser "perfekten" Menschen. Was andere in einem Jahr machen, das erledigen sie in einer Woche. Und wir fragen uns: Woher nehmen sie nur die Energie und vor allen Dingen die Zeit? Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken. Zunächst einmal ist jeder Mensch anders und hat seinen eigenen Rhythmus, jeder hat andere Qualitäten und Fähigkeiten.

Außerdem gibt es immer öfter jene Zeitgenossen, die gerne mit ihren Leistungen prahlen. Hier gilt aber: Quantität sollte nicht mit Qualität verwechselt werden. Und wer weiß schon, ob der perfekte Zeitmanager wirklich so gute Ergebnisse erzielt oder ob es sich hauptsächlich um einen guten Selbstvermarkter handelt.

15) Zeitregeln auch mal brechen

Regeln sind immer schön und gut. Theoretisch zumindest. Manchmal helfen aber auch unsere guten Vorsätze nicht. Wenn es mal nicht läuft, läuft es nicht. Das gilt auch für das Zeitmanagement. Deshalb ist es sinnvoll, in Ausnahmesituationen die Regeln des Zeitmanagements einfach über Bord zu werfen und auf gute Tipps zu pfeifen. Wer sowieso gestresst ist, hat in diesem Moment nichts mehr davon, wenn er auch noch versucht, einen guten Ratschlag in Sachen Zeitökonomie zu beherzigen. Vielmehr richten sich die Tipps und Anregungen rund um Ihr persönliches Zeitmanagement auf ein längerfristiges Ziel. Planen Sie vorausschauend und denken Sie langfristig an den vernünftigen Umgang mit Ihrer Zeit. Und wenn es sein muss, sind Ausnahmen von den Regeln durchaus gestattet.

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